Selamatkan Arsip Penanganan Covid-19 dengan Digitalisasi

Selamatkan Arsip Penanganan Covid-19 dengan Digitalisasi

JAKARTA – Penanganan pandemi Covid-19 akan menjadi sejarah baru bagi bangsa Indonesia. Berbagai kebijakan dikeluarkan presiden dan segenap jajaran pemerintah untuk mempercepat penanganan wabah ini. Awal masuknya Covid-19 ke Indonesia, perkembangan, hingga penanganannya, perlu diarsipkan secara baik dengan penerapan teknologi.

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) menerbitkan Surat Edaran No. 62/2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. “Karena dengan kearsipan ini akan semakin mudah ditelusuri dan keutuhan informasinya dapat terjaga dengan baik,” ungkap Menteri PANRB Tjahjo Kumolo pada pembukaan webinar yang diselenggarakan Arsip Nasional RI (ANRI), Kamis (16/07).

Dengan SE tersebut, Menteri Tjahjo ingin menegaskan kembali pentingnya pengelolaan arsip dengan baik. Arsip digunakan sebagai bukti autentik pelaksanaan pemerintahan, baik pusat maupun daerah. Penyelenggaraan kearsipan sebagai bagian dari akuntablilitas yang harus diutamakan.

Penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan ANRI, bisa menjadi panduan bagi arsiparis di kementerian/lembaga untuk melaksanakan tahapan penyelamatan arsip penanganan Covid-19. “Oleh karena itu, bagi pencipta arsip untuk menyerahkan atau melaporkan dalam konteks arsip penanganan Covid-19 yang bernilai guna dalam konteks kesejarahan kepada Lembaga Kearsipan, baik secara manual maupun digital,” jelas Menteri Tjahjo.

Peran arsip dalam reformasi birokrasi adalah membangun sebuah dokumen dan pelaksanaan kegiatannya, membangun dokumentasi informasi perencanaan, serta mekanisme pelaporan. Peran tersebut termasuk dalam konteks penilaian kinerja dan penilaian reformasi birokrasi.

Kegiatan pengarsipan juga merekam siklus pemerintahan selama pandemi berlangsung. “Sehingga dari awal dari arsip konvensional menjadi e-arsip menjadi bagian yang terus menerus harus menjadi program kita bersama,” jelas Menteri Tjahjo.

Dalam perlindungan dan penyelamatan arsip Covid-19, SDM arsiparis sangat menentukan. Kementerian PANRB mendorong optimalisasi peran arsiparis dalam mengelola arsip di lingkungan instansi pemerintah, baik di pusat maupun daerah. Digitalisasi juga menjadi kunci menyelamatkan arsip terkait penanganan Covid-19. Tentu, penggunaan teknologi dalam kegiatan arsip mendukung Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) atau e-government.

Pada konteks penanganan pandemi, pemerintah menyinergikan berbagai pihak. Pemerintah pusat, daerah, lembaga, BUMN, perguruan tinggi, serta lembaga penelitian bersinergi menyelamatkan bangsa Indonesia dari Covid-19. Semua penanganan dari pihak-pihak tersebut harus diarsipkan dengan baik, sehingga bisa digunakan jika terjadi kejadian serupa. “Pengelolaan arsip yang digerakkan oleh ANRI harus bersinergi dengan semua pihak,” tutup Menteri Tjahjo, dalam webinar yang juga dihadiri Plt. Kepala ANRI, M. Taufik. (don/HUMAS MENPANRB)